Методология kanban

Что такое Канбан?

Kanban — японское слово, переводимое как "рекламный щит" или "вывеска". Этот методологический подход для управления бизнесом был разработан в конце 1940-х годов инженером-технологом Тайити Оно в компании Toyota.

Со временем методология Канбан стала все более популярной, и менеджеры проектов из разных отраслей начали применять ее основные принципы в своей работе.Она основана на визуальном представлении рабочего процесса с помощью досок и карточек. Каждая задача или работа представлена отдельной карточкой, которая перемещается по доске в соответствии с изменением ее статуса. Такая визуализация позволяет всем членам команды ясно видеть текущее состояние проекта, определить задачи, которые требуют внимания, и следить за прогрессом выполнения работ.

Что такое Канбан-доска?

Перед тем как приступить к работе, необходимо создать Канбан-доску. Это физическая или цифровая доска, разбитая на столбцы и строки.

Каждый столбец на доске представляет собой отдельный шаг в рабочем процессе, а каждая строка соответствует конкретной задаче. Задачи перемещаются с левого на правый столбец по мере их выполнения.

Существует несколько различных способов настройки Канбан-досок, но наиболее распространенным является использование трех столбцов:

1. "Открыто"
2. "В процессе"
3. "Завершено"

Каждая задача, которую необходимо выполнить, добавляется в столбец "Открыто". По мере начала работы над задачей, она перемещается в столбец "В процессе". Когда задача выполнена, она перемещается в столбец "Завершено". Такая простая система позволяет команде видеть, что нужно сделать, над чем они работают, и что уже сделано. Это также помогает выявить проблемные области, где работа застревает, чтобы предпринять соответствующие меры.

Этап 1 – "To Do"

На этом этапе основной задачей является определение всех необходимых ресурсов, создание временного плана и планирование шагов работы над задачей перед переходом к следующему этапу.

Этап 2 – "В процессе"

На этом этапе вы можете наблюдать, как задача начинает реализовываться. Важно отслеживать прогресс и вносить коррективы, чтобы обеспечить успех проекта. Коммуникация между заинтересованными сторонами также является ключевым аспектом для соблюдения плана процесса.

Этап 3 – "Готово"

После завершения проекта и выполнения всех требований наступает этап "Готово". Важно уделить время анализу всего процесса и оценить достигнутые результаты для достижения наилучшего результата.

Принципы Kanban

Канбан направлен на то, чтобы все было гибко и понятно для вас и вашей команды. Существует четыре основных принципа, которым следует придерживаться при использовании данной методологии в организации: 

1. Начните с существующих рабочих процессов

Для улучшения существующих рабочих процессов используйте определенные  принципы работы инструмента, начиная с понимания текущего состояния рабочего процесса и определения областей, требующих улучшения. После того, как вы определили области для улучшения, вы можете использовать Канбан для оптимизации рабочего процесса, добавляя задачи на доску.

2. Ограничьте существующие задачи

Канбан помогает ограничить существующие задачи, позволяя визуализировать работу и ограничивая объем выполняемой работы.

Создавая канбан-доску, вы можете одним взглядом увидеть, какие задачи необходимо выполнить и над какими задачами в данный момент ведется работа. Это поможет вам расставить приоритеты в работе и ограничить объем работы, которую вы берете на себя в любой момент времени. Ограничение объема незавершенной работы может предотвратить перегрузку сотрудников и обеспечить своевременное выполнение всех ваших задач.

3. Соблюдайте текущие процессы и роли

Kanban — это эффективный инструмент, который помогает отслеживать текущий организационный процесс и существующие роли в команде, предоставляя основу для понимания работы и управления ею.

Вам нужно будет определить, как должна выполняться работа, кто за нее отвечает, и ожидания от каждой роли. Принципы Канбан также предоставляют механизм отслеживания работы, чтобы каждый знал, что происходит с конкретным фрагментом работы и мог видеть, на каком этапе процесса он находится.

4. Поощряйте лидерство, творчество и сотрудничество

Инструмент также помогает поощрять лидерство, позволяя людям видеть общую картину и выявлять области, которые нуждаются в улучшении. Это также предоставляет пространство для мозгового штурма новых идей и решений, поощряя творческий подход.

Он поддерживает совместную работу, позволяя членам команды видеть работу и прогресс друг друга, что способствует открытому общению и пониманию.

Основы работы Канбан

Методология основана на ряде ключевых ценностей.

• Прозрачность

Прозрачность является основополагающей ценностью в Канбан, подразумевая, что все участники команды должны быть осведомлены о любых изменениях, принятых решениях и прогрессе, достигнутом в проекте. Кроме того, важно поддерживать прозрачность на каждом этапе разработки, чтобы люди понимали, как продвигаются дела, быстро получали ответы и лучше сотрудничали.

• Сотрудничество

Совместная работа является неотъемлемой частью любой команды, применяющей Канбан. Она помогает участникам команды понять, чем занимаются другие члены коллектива, провести совместное обсуждение идей и работать вместе для нахождения наилучших решений проблем. Это также способствует развитию творческого мышления, общению и обмену знаниями между участниками команды. Сотрудничество побуждает каждого члена команды взять на себя ответственность за успех проекта и нести свою долю ответственности за достижение результатов.

• Ориентация на клиента

Ориентация на клиента подразумевает, что все члены команды всегда должны сосредотачиваться на понимании потребностей клиента и создании продукта, который удовлетворяет эти потребности. Это поможет гарантировать, что продукт будет иметь высокое качество, а клиент будет доволен результатом.

• Лидерство

В команде должен быть лидер, который будет отвечать за совместную работу команды и достижение целей проекта. Лидер должен быть источником руководства, поддержки и мотивации для команды, а также способствовать эффективной коллективной работе. Кроме того, лидер должен поощрять членов команды задавать вопросы, делиться идеями и открыто обсуждать проблемы.

• Рабочий процесс

Канбан-проект должен быть организован таким образом, чтобы члены команды всегда могли видеть статус рабочего процесса. Это включает в себя понимание задач, которые нужно выполнить, назначенных участников команды для каждой задачи, график выполнения и необходимые ресурсы. Четкое представление о рабочем процессе помогает команде оставаться на пути и работать эффективнее.

• Взаимопонимание

Оценка взаимопонимания подразумевает, что члены команды должны поддерживать друг друга и работать вместе для достижения наилучших результатов. Взаимопонимание также предполагает наличие хорошего уровня коммуникации между участниками команды, где каждый понимает цели проекта и свою роль в нем.

• Уважение

Члены команды должны уважительно относиться друг к другу, к своим задачам и к срокам их выполнения. В успешной команде всегда присутствует уважение и взаимопонимание между участниками. Уважение также означает, что члены команды всегда должны быть готовы выслушать идеи и мнения коллег, что может привести к принятию лучших решений и достижению лучших результатов для команды.

• Поддержание баланса

Это значение баланса означает, что рабочая нагрузка должна быть равномерно распределена между членами команды, чтобы ни один участник не имел слишком большой или слишком маленький объем работы. Благодаря равномерному распределению нагрузки команда будет работать более эффективно и результативно.

Преимущества Канбана

Если вы решите использовать данную методологию в качестве основной платформы управления Agile проектами, вы и ваша команда сможете получить следующие преимущества:

1. Повышение эффективности и производительности: практики Канбан помогают выявлять и устранять узкие места в системе, а также повышать эффективность и производительность работы. Это достигается путем предоставления визуализированных рабочих процессов командам, что позволяет им распознавать и устранять любые препятствия для продуктивности.
2. Более высокое качество работы: фокус на непрерывном совершенствовании и потоке помогает достичь более высокого качества работы.
3. Большая прозрачность: вы сможете повысить прозрачность для себя и своей команды, визуализируя задачи на канбан-доске, чтобы все участники могли видеть текущее состояние проекта.
4. Улучшенная коммуникация и сотрудничество: Канбан помогает оптимизировать коммуникацию и сотрудничество между участниками команды, позволяя им эффективно планировать, устанавливать приоритеты и организовывать свою работу.

Таким образом, методология kanban является отличным инструментом для управления процессами и достижения бизнес-целей. Его внедрение позволяет оптимизировать работу команды, повысить качество продукции или услуги, а также снизить издержки и улучшить коммуникацию. Эта методология гибка, легка в использовании и способна адаптироваться к различным требованиям и ситуациям.